När ett företag står inför valet och implementeringen av ett EFH-system är det många aspekter som ska beaktas för att processen ska bli framgångsrik. Vi har genomfört många implementationsprojekt och vi ser att det finns vissa kritiska områden som ofta kan förbises eller underskattas, vilket kan resultera i onödiga komplikationer och kostnader.
Denna artikel belyser dessa fallgropar för att ge insikter om hur de kan undvikas, vilket bidrar till en smidigare och mer effektiv övergång till digital hantering.
Ineffektiva arbetsflöden
Implementering av ett system är sällan tillräckligt för lösa ett problem med en ineffektiv process. Det är viktigt att ha realistiska förväntningar på vad tekniken kan åstadkomma och att inte anta att ett nytt system automatiskt löser alla befintliga problem. I samband med att man implementerar ett system för fakturahantering, eller något annat system för den delen, ska man vara öppen för att även förändra sin process till det bättre. Ett system ska självklart kunna sättas upp för att stödja viktiga behov, men inte för att passa en process som i sig är ineffektiv från början.
Brist på flexibilitet för att fullt ut stödja företagets nuvarande och framtida behov
Många leverantörer erbjuder idag en ”one size fits all-lösning” som förvisso är standardiserad, vilket är bra, men som inte erbjuder någon större flexibilitet för att fullt ut stödja företagets processer eller unika behov. Ett alltför stelt system begränsar möjligheterna att optimera processerna och uppnå maximal effektivitet av investeringen i ett EFH-system. Vid valet av ett nytt system bör man välja en leverantör som erbjuder ett system som är standardiserat och som ändå erbjuder flexibilitet avseende systemets konfiguration och inställningar för att lösa företagets specifika behov.
Teknik och affärsprocesser utvecklas ständigt, och det är viktigt att tänka på systemets skalbarhet och flexibilitet för framtida behov. Att välja ett system som även kan växa och anpassas över tid kan ha stor betydelse för långsiktig framgång.
Otillräcklig integration med befintliga system
Det finns flera leverantörer som säger sig ha ”färdiga integrationer” eller ”standardintegrationer” till ett stort antal affärssystem. Åsikterna om vad som är en färdig integration eller en standardintegration skiljer sig åt. En leverantör kan ha något de kallar en standarintegration som innebär att de har en standardiserad uppsättning i hur de läser och skickar data till och från ett visst affärssystem, men att det ändå innebär ett stort jobb i ert affärssystem för att kunna ta emot transaktioner och möjliggöra läsning av data.
En riktig standardintegration bör innebära minimalt med jobb i affärssystemet. Det jobb som eventuellt behöver göras ska då vara standardmässiga inställningar eller installation av färdig integrationskod. Det ska inte innebära programmering i affärssystemet. I den mån det är möjligt ska en integration använda sig av affärssystemets standard API:er vilket då innebär att det i de flesta fall inte behöver göras någon uppsättning i affärssystemet och aldrig någon programmering.
I normalfallet finns det fler system i företagets tekniska miljö utöver affärssystemet som man kommer att vilja integrera till. I strävan efter att effektivisera processer inom hela företaget behöver fler och fler system knytas samman. Det är därför viktigt att beakta även denna typ av integrationer sett till nuvarande och framtida behov. Den systemleverantör ni väljer bör ha de tekniska och kunskapsmässiga förutsättningar som krävs för att integrera till andra typer av system på ett effektivt och säkert sätt.
Förbise användarvänligheten
Tyngdpunkten i marknadsföringen och utvecklingen av system för elektronisk fakturahantering är automatisering. Det har det varit under flera år och möjligheterna till detta utvecklas hela tiden. Idag kan varje steg i denna process hanteras med automatik, från datafångst till kontering, attest och matchning av fakturor. Med hjälp av AI kan nu även mer komplexa aktiviteter som exempelvis kontering av omkostnadsfakturor (även kallat vilda fakturor) hanteras.
Men, även om det finns förutsättningar att hantera varje steg med automatik, är det långt ifrån alla fakturor som glider igenom utan avvikelser eller frågetecken. När man behöver hantera en faktura manuellt, skapa sig överblick och samarbeta med sina kollegor, då är det viktigt att ha ett system som är användarvänligt och intuitivt och som erbjuder smidiga möjligheter att samarbeta och kommunicera mellan användare. Här finns de idag ganska stora skillnader mellan de olika systemen.
Avsaknad av kontinuerlig uppföljning och förbättring
Arbetet med att förbättra sina processer slutar inte när det nya systemet är implementerat. Nu är det viktigt att kontinuerligt följa upp, utvärdera och göra förbättringar. Uppfylldes de uppsatta målen med implementationen? Hur ska vi göra för att löpande effektivisera vår process? Detta ger insikter om systemets värde och om det finns behov av justeringar eller förbättringar.
Genom att vara uppmärksam på dessa fallgropar och aktivt arbeta för att undvika dem kan företag säkerställa en mer framgångsrik implementering av ett system som uppfyller både dagens och morgondagens behov. För mer information är du välkommen att kontakta oss på Conrab.