Trevägsmatchning är en viktig process för företag som hanterar stora volymer av inköp och fakturor. Genom att automatisera och effektivisera denna process kan företag minska fel, förbättra kontrollen och spara tid.
Men vad innebär egentligen trevägsmatchning, och hur fungerar det? I den här artikeln lär du dig mer om fakturamatchning och alla dess fördelar.
Vad är trevägsmatchning?
Trevägsmatchning, även kallat trevägsavstämning, är en metod för att verifiera att en faktura stämmer överens med både beställningen och leveransinformationen innan den godkänns för betalning. Detta innebär att tre dokument – inköpsordern, inleverans och fakturan – måste matchas mot varandra. Syftet är att säkerställa att företaget endast betalar för varor eller tjänster som har beställts och mottagits i rätt kvantitet och pris.
Hur fungerar trevägsmatchning?
Trevägsmatchning kan delas upp i följande steg:
- Inköpsorder: Företaget skapar en inköpsorder (PO) som specificerar vad som ska köpas, mängden och priset.
- Varumottagning: När varorna eller tjänsterna levereras, skapas en inleverans som verifierar vad som faktiskt mottagits och i vilken mängd.
- Faktura: Leverantören skickar en faktura som listar vad som levererats och kostnaden för dessa varor eller tjänster.
- Matchning: Systemet matchar inköpsordern, inleveransen och fakturan. Om alla tre dokumenten stämmer överens, godkänna fakturan för betalning. Om det finns avvikelser, flaggas fakturan för granskning.
Fördelar med trevägsmatchning
Implementering av trevägsmatchning erbjuder flera fördelar för företag:
- Minskade fel: Genom att automatiskt matcha dokument minskar risken för mänskliga fel.
- Ökad effektivitet: Automatiseringen frigör tid för medarbetare att fokusera på mer strategiska uppgifter.
- Bättre kontroll och insyn: Ger bättre kontroll över inköps- och betalningsprocesserna, vilket minskar risken för bedrägerier och dubbelbetalningar.
- Kostnadsbesparingar: Genom att upptäcka och korrigera fel tidigt kan företaget undvika onödiga kostnader.
Fakturamatchning och dess betydelse
Fakturamatchning är ett bredare begrepp som innefattar olika metoder för att säkerställa att fakturan stämmer överens med tillhörande dokument, såsom inköpsorder och leveransdokument. Trevägsmatchning är en specifik typ av fakturamatchning där tre dokument matchas mot varandra. För företag som vill optimera sin fakturahantering, kan en kombination av olika fakturamatchningsmetoder vara fördelaktig.
Exempel på tillämpning
Föreställ dig ett företag som regelbundet köper kontorsmaterial. De använder ett system för trevägsmatchning där varje inköpsorder matchas mot inleveranser och fakturor. En dag upptäcker systemet en avvikelse: fakturan visar ett högre belopp än vad som anges i inköpsordern. Systemet flaggar detta för granskning, och det visar sig att leverantören av misstag har fakturerat för en extra artikel. Detta upptäcks och korrigeras innan betalningen görs, vilket sparar företaget pengar och tid.
Optimera din fakturahantering
Trevägsmatchning är en oumbärlig process för företag som vill effektivisera sin fakturahantering och säkerställa att de endast betalar för vad de faktiskt har beställt och mottagit. Genom att automatisera denna process kan företag minska fel, öka effektiviteten och förbättra kontrollen över sina inköp och betalningar. Om ditt företag ännu inte använder trevägsmatchning, kan det vara dags att överväga att implementera denna metod för att förbättra era affärsprocesser.
Vill du veta mer om hur trevägsmatchning och fakturamatchning kan hjälpa ditt företag? Kontakta Conrab idag för en konsultation och upptäck hur vi kan hjälpa dig att optimera din fakturahantering.