Målsättningen för ett företags leverantörsfakturahantering bör vara att effektivisera flödena genom en så hög grad av automatisering som möjligt. Helst vill man uppnå helt automatiserade flöden, det som kallas helautomatiserad hantering, eller ”touchless” på engelska. Det innebär att alla steg i processen sker automatiskt och ingen användare behöver ”röra” fakturorna.
Även om det idag inte är realistiskt att nå 100 % automatisering med nuvarande teknik, är det en nivå att sträva efter. Genom att sikta på detta mål kan företag identifiera varför vissa moment fortfarande kräver manuell hantering och vidta åtgärder för att åtgärda detta.
I denna text går vi igenom de viktigaste KPI:erna för att effektivisera hanteringen av leverantörsfakturaflödet i ert EFH-system (Elektronisk FakturaHantering). Vi kommer inte att beröra andra resultatmått för leverantörsreskontraavdelningen som kräver data som inte finns i EFH-systemet, exempelvis antal anställa på avdelningen, beräkningar av kostnad per faktura eller antal frågor från leverantörer. Även dessa är viktiga mått för att mäta AP-avdelningens effektivitet och för dess beräkning behövs data även från EFH-systemet, men det är inte vårt fokus i denna text.
För att kunna uppnå maximal automatisering måste man övervaka flera viktiga resultatmått, eller KPI:er, som hjälper till att analysera och förbättra processerna kontinuerligt. Det finns en mängd olika KPI:er som kan användas för att mäta effektiviteten i hanteringen av leverantörsfakturor och här lyfter vi fram de som är mest relevanta och heltäckande för att optimera fakturaflödena.
Andelen helautomatiserad hantering, eller touchless, är en övergripande KPI som kan brytas ned i flera underliggande KPI:er, vilka används för att identifiera förbättringsområden. Utöver graden av automatik vill vi också mäta hur lång tid det tar att behandla fakturorna (ledtid), eftersom en högre grad av manuell hantering ofta resulterar i längre genomloppstider.
Därför fokuserar vi på två huvudsakliga KPI:er för att mäta effektiviteten i leverantörsfakturahanteringen: andelen helautomatiserad hantering och ledtid.
Helautomatisk hantering (touchless)
Andelen helautomatisk hantering, eller ”touchless invoice processing rate,” anger hur stor del av fakturavolymen som hanteras helt automatiskt, utan mänsklig intervention. Den är relevant att mäta i sin helhet för alla fakturor, men även specifikt per fakturatyp, eftersom de faktorer som påverkar automatiseringsgraden varierar mellan olika typer av fakturor.
Det är också enklare att uppnå en hög grad av automatisering för inköpsfakturor där fakturan kan matchas mot en inköpsorder och inleverans. Omkostnadsfakturor kräver ofta manuell hantering, särskilt när det gäller kontering, även om AI och regelbaserade metoder kan automatisera dessa steg till viss del.
Ledtid
Ledtid, eller ”lead time”, mäter den tid det tar från det att en faktura tas emot tills den är klar för betalning. Den genomsnittliga ledtiden mäts i sin helhet för samtliga fakturor och även per fakturatyp eftersom de olika fakturatyperna delvis har olika underliggande faktorer och aktiviteter som påverkar ledtiden. En kortare genomloppstid indikerar ett mer effektivt fakturaflöde, vilket i sin tur förbättrar relationerna med leverantörer. Det minimerar också risken för kostnader och problem som är förknippade med sena betalningar och gör det möjligt att utnyttja betalningsrabatter.
KPI:er för helautomatisk hantering och ledtid stöds av ett antal underliggande KPI:er som kan hjälpa till att förbättra de olika stegen i processerna. KPI:erna är till stor del de samma oavsett fakturatyp, men det finns även specifika mått, eftersom aktiviteterna och faktorerna som påverkar automatisering varierar beroende på fakturatyp. Låt oss nu titta närmare på de viktigaste KPI:erna för omkostnadsfakturor och inköpsfakturor (orderbaserade fakturor).
KPI för Omkostnadsfakturor
Andel Automatiskt Hanterade Fakturor (Touchless Invoice Processing Rate)
För omkostnadsfakturor mäts andelen fakturor som hanteras helt automatiskt, utan manuell intervention. Eftersom omkostnadsfakturor inte är kopplade till en inköpsorder innebär automatisering att systemet kan tolka, validera, kontera, godkänna och skicka fakturorna till betalning utan mänsklig handpåläggning.
Denna KPI byggs i sin tur upp av ett antal underliggande resultatmått för de olika stegen i processen för en omkostnadsfaktura.
Automatisk Ankomstregistrering
Automatisk ankomstregistrering (automatic distribution) innebär att alla värden på fakturan tolkas korrekt, att fakturan registreras i systemet och skickas till rätt användare i flödet, allt utan manuell intervention.
Dokumentkälla
E-fakturor och PDF-fakturor ger de bästa förutsättningarna för att extrahera data automatiskt, där e-fakturor är särskilt fördelaktiga eftersom de inte kräver OCR-tolkning och ofta innehåller mer detaljerad information. Pappersfakturor bör undvikas så långt det är möjligt eftersom de kräver manuella steg. Genom att mäta andelen fakturor i varje format och sträva efter att öka andelen e-fakturor i första hand, men även PDF i andra hand, förbättras möjligheterna att automatisera hela processen.
Automatisk Kontering
Automatisk kontering kräver någon typ av regelbaserad funktionalitet. Regler kan sättas manuellt, baserat på till exempel leverantör eller kostnadstyp, men kan även genereras automatiskt med hjälp av maskininlärning (AI) baserat på tidigare konterade fakturor. Eftersom kontering ofta är det mest tidskrävande momentet i hanteringen av en omkostnadsfaktura, är det viktigt att följa och förbättra andelen fakturor som konteras automatiskt.
Automatisk Attest
Automatisk attest innebär att förutbestämda regler används för att godkänna fakturor automatiskt. Regler kan baseras på beloppsintervall, periodicitet, kontering och kontraktsnummer per leverantör, vilket gör att återkommande fakturor kan godkännas utan manuell hantering. Detta har stor påverkan på fakturans genomloppstid och bör användas för återkommande fakturor.
Hanteringstid
Hanteringstid är den tid det tar för användaren att hantera en faktura från det att den anländer i inkorgen tills den är godkänd och går vidare i attestflödet. När fakturor kräver manuell hantering är användarnas hanteringstid den faktor som har störst påverkan på genomloppstiden. Om genomsnittlig hanteringstid per användare är låg, men genomloppstiden ändå är lång, kan det indikera att attestflödena är för komplexa eller omfattande.
I sådana fall kan man överväga att använda andra automatiska funktioner i systemet för att minska antalet onödiga steg.
Automatiskt Slutgodkännande
Slutgodkännandet är det sista steget innan en till fullo konterad och attesterad faktura skickas till affärssystemet för betalning. Kommentar om att det görs manuellt av admin och att det finns andra sätt att hantera kontroller.
Automatisering av Omkostnadsfakturor
Genom att övervaka och förbättra ovanstående KPI kan fler fakturor hanteras helt automatiskt, vilket resulterar i snabbare genomloppstider och effektivare processer. Eftersom alla steg inte kan automatiseras helt, särskilt kontering och attest, är det också viktigt att regelbundet följa fakturornas genomloppstid för att identifiera områden för processförbättringar.
KPI för Inköpsfakturor (Orderbaserade Fakturor)
Andel Automatiskt Hanterade Fakturor (Touchless Invoice Processing Rate)
Denna KPI mäter andelen inköpsfakturor som hanteras helt automatiskt, utan manuell intervention. Med andra ord är det fakturor som matchas och godkänns direkt mot en inköpsorder och en inleverans samt skickas vidare till betalning.
Flera av KPI som är relevanta för omkostnadsfakturor är också tillämpliga på inköpsfakturor:
- Automatisk ankomstregistrering
- Dokumentkälla
- Hanteringstid (för avvikelser)
- Automatiskt slutgodkännande
Automatisk Matchning
Andelen automatiskt matchade fakturor (”first-time match rate”) utgörs av fakturor som matchas korrekt vid första försöket, inom de toleranser som satts upp i systemet. Dessa toleranser kan vara inställda på både rad- och huvudnivå, samt uttryckas i absoluta tal eller procent.
Matchningsfel
Andelen matchningsfel är ett inverterat mått av andelen automatiskt matchade fakturor och är i sig inte lika relevant att mäta. Det som är viktigt är att analysera specifika avvikelsetyper och förstå orsakerna bakom dem för att öka matchningsgraden.
KPI för att analysera avvikelser kan i huvudsak kategoriseras enligt följande:
- Prisavvikelser: Skillnader mellan fakturabelopp och belopp i inköpsordern.
- Kvantitetsavvikelser: Skillnader mellan fakturerad kvantitet och mottagen kvantitet.
- Leveransavvikelser: Inleveranser som inte sker inom förväntad tid efter fakturamottagning.
Avvikelserna inom respektive kategori behöver analyseras djupare med hjälp av EFH-systemets rapportverktyg för att identifiera grundorsaken till avvikelserna.