Hantera leverantörsfakturor

Vårt mål är att automatisera hela din hantering av leverantörsfakturor:

TA EMOT FAKTURAN
- Vi hjälper er igång med elektroniska fakturor. Vi kan hantera de flesta format, så som svefakt, finvoice, B2B, Edifact med flera.
- Skanning av fakturan kan outsourcas och vi har kontakterna.
- Papper och PDF tolkas med självlärande tolkmotorer. Både huvuduppgifter, artikelrader och avgifter kan tolkas.
- Översättningar görs vid importen till Conrab Opto. Ett tolkat telefonnummer översätts till både rätt person och kontering.

REGISTRERING
- Registreringen sker helt med automatik. Du hanterar bara undantag.
- All information valideras mot era register i affärs- och ekonomisystemet.
- Inget underhåll i Conrab Opto utan ni underhåller allt där ni alltid gjort. (Leverantörer, valutor, avgifter, kontoplan, toleransregler med mera)

KONTERING OCH ATTEST
- Via favoriterna i Conrab Opto sker kontering helt automatiskt.
- Vid kontering säkerställs att den stämmer mot uppsatta regelverk i ekonomisystemet.
- Via regler kan fakturor innehållande viss kontering skickas på extra attest, tex representation.
- Via regelverk sker attest med automatik, baserat på belopp, person och hur ofta fakturan kommer.
- Koppling till underliggande avtal, inköp och reklamationer.

MATCHNING
- Conrab Opto jämför fakturan med inköpet och visar vad som är fel om toleranskontrollerna överskrids.
- På leverantörsnivå väljer du om du vill använda huvudmatchning eller 3-vägsmatchning på radnivå.
- Fakturor som stämmer enligt uppsatt regelverk flyter genom systemet helt automatiskt.

ÖVERVAKNING
- Ekonomiavdelningen arbetar i en övervakningsfunktion där alla avvikelser hanteras.
- Möjlighet att lägga fakturor i utredning eller skicka fakturareklamations till leverantören finns.
- Automatisk påminnare till användarna.
- Automatisk eskalering vid behov.
- Automatiska rapporter till användare.

SUMMERING
I flesta fall tar det några sekunder för en faktura att tas emot och hanteras i Conrab Opto helt utan mänsklig inblandning.
Alla regelverk och kontroller enligt er uppsättning har då bekräftats.

Investeringen betalar sig snabbt, ofta är återbetalningstiden på systemet kortare än ett halvår.

  • Hanterar fakturor i alla format.
  • Automatisk tolkning på huvud och radnivå.
  • Automatisk matchning på huvud och radnivå
  • Automatisk registrering, kontering och attest
  • Avancerade möjligheter för flödesstyrning
  • Automatiska påminnelser och eskaleringar
  • Rapporter och statistik
  • Kreditbevakning
  • Systemmeddelanden
  • Leverantörsbetyg, leverantörskort

Hantera avtal

Med Conrab Opto får du en samlad bild och professionell hantering av företagets samtliga avtal.

REGISTRERING
- Avtal ska skannas in, importeras via e-post eller importeras från din dator.
- Tolkning av allt innehåll kan ske.
- Registrering sker enligt era villkor och obligatoriska fält.
- Möjlighet finns att verifiera information mot ert affärssystem (t ex leverantörsnummer)

ARKIVERING
- Avtalen arkiveras i Conrab Opto.
- Beroende på behörigheter kan vissa avtal/bilagor arkiveras med extra säkerhet. (T ex bonusavtal)

PÅMINNELSER
- Förfallodatum och påminnare sätts på avtalen.
- Automatiska påminnare skickas ut till användare vid uppsatta datum.
- Om inget görs sker eskalering så att inte ett avtal förnyas med automatik.

BEHÖRIGHETER
- Behörigheter sätts på användarnivå eller gruppnivå.
- Behörigheterna kan sättas med automatik baserat på vad som registrerats.
- Om en person slutar är det enkelt att flytta över behörigheter till annan person.

REMISS
- Skicka avtal på remiss till berörda.
- Olika versioner av avtalet sparas och kan återsökas.

ÖVERVAKNING
- Ansvariga kan övervaka avtalen och se vad som är på väg att förfalla.
- Rapporter kan skapas och automatiskt skickas till användare.

KOPPLING TILL ANDRA DOKUMENT
- Kopplingar görs till andra funktioner. Från ett leverantörsavtal kan du se fakturorna och eventuella reklamationer.

SUMMERING
Med avtalshantering i Conrab Opto får du kontroll. Inga automatiska förlängningar, inger dubbelavtal, inga försvunna avtal.
Med Conrab Opto och avtalshantering hanterar ni alla era avtal, leverantörsavtal, kundavtal, partneravtal, personalavtal och vilken typ av avtal ni än har.

  • Automatiska påminnelser.
  • Samla alla avtal i ett sökbart arkiv.
  • Fritextsökning.
  • Koppla andra dokument till avtalet, tex leverantörsfakturan.
  • Alla berörda meddelas automatiskt vid avtalsändringar.
  • Behörighetsstyrning.
  • Hanterar hemliga underavtal.
  • Rapporter och statistik.

Hantera reklamationer

Conrab Opto erbjuder ett effektivt sätt att hantera reklamationsärenden. Vad som är en reklamation eller ärende bestämmer du. Det kan vara reklamationer du får från kund, det kan vara reklamation du gör mot en leverantör, det kan vara intern eller extern support, helt enkelt vilken typ av ärende som du än har behov av.

REGISTRERING
- Reklamationen kan skrivas in manuellt om någon ringer in.
- Reklamationen kan registreras automatiskt via en e-post.
- Reklamationen kan registreras automatiskt via hemsidan.
- Validering av information kan ske mot affärssystemet, tex kundregister, artikelregister eller annat i affärssystemet.
- Vid registrering kan ni välja om ett meddelande ska skickas till den som skickat in reklamationen.

ARKIVERING
- Reklamationen sparas i arkivet och oändligt antal bilagor kan knytas till en reklamation.

UNDERSÖKNING, ATTEST OCH GODKÄNNANDE
- En skapad reklamation kan skickas till olika personer i organisationen beroende på vad som registrerats.
- Ett attestflöde kan byggas automatiskt, baserat på det som registrerats.
- Möjlighet finns att godkänna eller avslå en reklamation.

ÖVERVAKNING
- Möjlighet finns att övervaka alla uteliggande reklamationer.
- Rapporter kan skapas på t ex reklamationer per artikelgrupp eller annat och automatiskt skickas till ansvariga.
- Om en reklamation inte hanteras kan den automatiskt eskaleras.
- Automatiskt kopplas reklamationen mot andra dokument och ärende i Conrab Opto, tex ett avtal eller en faktura.

SUMMERING
Med Conrab Opto och reklamationshantering får du kontroll över företagets reklamationer. Det är enkelt att hantera och det är enkelt att övervaka. Denna enkelhet gör att det går snabbt att hantera och man vänder en negativ reklamation till ett positivt bemötande mot kund istället, där man visar att man har kontroll.

  • Billigare och enklare administration
  • Samla all kommunikation kring ett ärende på ett ställe
  • Automatisk bevakning – inga ärenden glöms bort eller tar för lång tid
  • Arkiv
  • Rapporter och statistik – ovärderlig information för förbättringar
  • Koppla till kundavtal och kundfakturor för maximal överblick
  • Behörighetsstyrning
  • Systemmeddelanden

Kundfakturor

Alla fakturor som skapas i företagets faktureringssystem kan sparas automatiska i Conrab Opto. Detta gör det enkelt att hitta kopior av fakturorna och de kan även kopplas samman med kundavtal och reklamationsärenden om dessa dokumenttyper också hanteras i systemet.

Kreditfakturor som ska skickas ut kan fångas och skickas på extra attest.

  • Spara alla fakturor automatiskt
  • Koppla till övriga dokument
  • Rapporter och statistik
  • Behörighetsstyrning

Få kontroll på era leverantörer

Likaväl som man kan använda ett CRM system för uppföljning och kontroll av sina kunder, kan man använda SRM system för kontroll av sina leverantörer.

Möjlighet att skicka nya leverantörer på attest innan man får handla av dem är fullt möjligt i Conrab Opto. Detta gör att man håller nere antalet leverantörer och kan istället fokusera på att få bättre priser av dessa eftersom ni handlar in större volymer.

Information ni får från leverantören kan läggas som bilagor på leverantörskortet och vara tillgängligt för de med den rätta behörigheten.

Möjlighet finns också att lägga upp kontaktpersoner hos leverantören.

Koppla sedan övriga funktioner till leverantörskortet så hittar du inköpsordrar, avtal och leverantörsfakturor som har med denna leverantör att göra.

Allt samlat på samma ställe.

Skanna era följesedlar

Med godset följer ofta en följesedel som används vid uppackningen av varorna. Ofta skriver lagret information på denna följesedel som kan vara intressant.
Följesedeln arkiveras sedan i pärmar eller lådor.

Med Conrab Opto börjar du med att skanna in följesedeln. Allt på följesedeln tolkas och eventuella kommentarer som behöver läggas till skrivs in i Conrab Opto istället.

Inköparna har möjlighet att lägga bevakningar på t ex ett ordernummer eller ett artikelnummer.

När följesedeln är tolkad och Conrab Opto hittar ett värde som ligger på bevakning skickas automatiskt meddelande till inköparen.
På detta sätt slipper lagret ha massa inköpare ringande med frågor om någon speciell order eller artikel är på väg in.

Samtliga följesedlar arkiveras i Conrab Opto och kan kopplas till t ex leverantörsavtal eller liknande.

Hantera era inköpsorder

När en inköpsorder skickas till leverantören skickas samtidigt en kopia till Conrab Opto.

Inköpsordern lagras i Conrab Opto och är då möjlig att återsöka. Om man dessutom importerar orderbekräftelsen knyts denna automatiskt till själva inköpsordern.

När fakturan kommer, märkt med inköpsordernummer knyts även denna till inköpsordern.

Hela affärsflödet avseende dokumenten knyts samman i Conrab Opto.

Kundinformation (CRM)

Det är alltid skoj att få en ny kund, men mycket arbete sker innan kunden finns upplagd och är godkänd och sedan fortsätter arbetet med att behålla kunden.
Conrab Opto har system för att hantera allt detta arbete.

NY KUND.
- En ny kund kan registreras eller föras över från affärssystemet.
- Innan kunden blir aktiv och får beställa ska denna skickas för godkännande då man vill kontrollera deras kreditvärdighet.
- Kontaktpersoner ska registreras och diverse intressekoder ska sättas.
- Kontaktpersoner ska taggas så de får rätt information från er.
- Rätt personer ska få se rätt information om kunden, dvs behörighetsstyrning.

FORTSATT FÖRSÄLJNING.
- I Conrab Opto lägger du upp dina säljaktiviteter med påminnare.
- I Conrab Opto kan du ta ett nyhetsbrev och göra automatiska utskick till kontaktpersoner som är kodade med speciell intressekod.
- Med automatik kan man uppdatera kundens kreditvärdighet och automatiskt skapa varningsflöde om det blir sämre.

KOMMUNIKATION MED KUNDEN.
- Offerter, viktiga mail och kommentarer lagras på kundkortet
- Möjlighet finns att skriva in kommenterar och noteringar på kundkortet.

ALLT SAMLAT PÅ ETT STÄLLE.
- Kundkorten innehåller all information om kunden ner på kontaktpersonsnivå.
- Genom att lagra kundfakturan i Conrab Opto syns dessa också på kundkortet.
- Genom att hantera reklamationer i Conrab Opto syns dessa också på kundkortet.
- Andra kundnära funktioner som hanteras i COnrab Opto kan också ses på kundkortet.

RAPPORTER
- Möjlighet finns att skapa rapporter och automatiskt skicka till säljarna eller säljcheferna.

ÖVERVAKNING
- Ansvariga har möjlighet att övervaka hur aktiva kunderna är och se att de underhålls löpande.

SUMMERING
Conrab Opto innehåller i grunden ett kontaktkort som byggs ut med de behov ni har. Ni kanske vill koppla kundfakturan till kontaktkortet.
Ni kanske vill lägga till säljaktiviteter med bevakningar som gör att ni kan följa upp era säljare.
Ert företag har kanske någon specialare som ni är unika på, detta är i de flesta fall inget problem för Conrab Opto.

 

Personalkort (HR)

Möjlighet finns att hantera personalinformation i Conrab Opto. De dokument som man vanligen sätter i pärmar i arkivet skannas in i Conrab Opto istället.

Det kan vara:

- Anställningsavtal
- Betyg
- Förhandlingar
- Utbetalningar av friskvård
- Massor med annat

Samtliga dokument kan behörighetsstyras och den anställde har möjlighet att se vad som finns arkiverat av företaget.

Vissa dokument sätts andra behörigheter på och dessa nås då bara av behöriga personer.

Möjlighet finns att skicka vissa dokument för godkännande, vilket gör att man i Conrab Opto får en loggning på att både företaget och den anställde är överens om innehållet i ett visst dokument.

Fantasin sätter gränserna

Våra kunder säger att det bara är "fantasin som sätter gränserna". Oavsett vilken typ av dokument eller typ av ärende som ska hanteras är Conrab Opto svaret. Vi har hos kunder konfigurerat de märkligaste rutiner för att lösa väldigt specifika problem. Rutiner som inte står att finna hos andra dokument och ärendehanteringssystem på marknaden. Detta är storheten med Conrab Opto och därmed förstår vi vad våra kunder menar med att "fantasin sätter gränserna".

Nedan ser ni några andra exempel på funktioner våra kunder valt att konfigurera i Conrab Opto.

  • Avrustningslistor
  • Plocklistor
  • Bolagsdatabas
  • Redovisningsjournaler
  • AWB/HWB slipar
  • Investeringsäskande
  • Bilddatabas
  • Resultatrapporter
  • Supportärende
  • Agilt projektverktyg
  • Semesterlistor
  • Licenskodsdatabas
  • Installationsdokumentationer
  • Användarmanualer
  • Ritningsarkiv
  • Certifikatdatabas
  • Styrelseprotokoll
  • Årsredovisningar
  • MIljöpolicy
  • Kvalitetshandböcker