Lean som metod för processförbättring inom P2P: En steg-för-steg-guide

Att effektivisera processer är avgörande för företag som vill optimera resurser för konkurrenskraft och lönsamhet, vilket gynnar både kunder och anställda. Metoder som Lean och Six Sigma, ursprungligen från tillverkningsindustrin, används nu även i administrativa och tjänstebaserade verksamheter. Andra metoder som används idag är ofta en kombination av dessa två. Dessa metoder kan även kombineras med agila arbetssätt, som delar flera grundläggande principer med Lean. För företag som vill arbeta strukturerat med processförbättringar, exempelvis för hanteringen av sina leverantörsfakturor, är Lean ett effektivt val för att identifiera och eliminera slöseri med resurser.

Denna artikel ger en introduktion till Lean för processförbättringar med exempel från ett företags process för purchase to pay-process.

Detta är några fördelar avseende när och varför Lean kan vara ett bra val:

• Fokus på kundvärde: Lean skapar maximalt värde för “kunden”, det vill säga alla intressenter i processen, inklusive leverantörer och medarbetare.
• Förbättrat flöde och enkelhet: Lean förenklar processer genom att standardisera arbetsflöden och eliminera onödiga steg.
• Effektivitet och engagemang: Metoden involverar hela organisationen i förbättringsarbetet, vilket leder till snabb, stegvis utveckling.
• Snabba förbättringar: Lean möjliggör snabb identifiering och eliminering av slöseri, vilket ger snabbare vinster.
• Kontinuerlig förbättring: Lean bygger på ständiga förbättringar för långsiktig hållbarhet.

Här är en steg-för-steg-guide för att komma igång med Lean och förbättra era processer.

Steg 1: Analys – Identifiera problem och förstå orsakerna

För att förbättra en process är det avgörande att förstå vilka problem som finns och varför de uppstår. I detta steg används verktyg som värdeflödesanalys och 5 Varför-metoden (5 Whys).

Värdeflödesanalys

Värdeflödesanalys (Value Stream Mapping) är ett centralt verktyg för att kartlägga alla steg i en process, från början till slut, och identifiera vilka steg som tillför värde för intressenterna. Ett effektivt sätt att skapa struktur i analysen är att använda simbanor där varje bana representerar en roll eller funktion, vilket gör det lättare att upptäcka flaskhalsar och överlämningar.

Frågor som kan öppna upp för insikter i analysen är:

• Varför gör vi denna aktivitet? Tillför den värde för intressenterna?
• Skulle aktiviteten kunna kombineras med en annan?
• Är detta rätt tidpunkt för att utföra aktiviteten?
• Är det rätt användare som utför aktiviteten?
• Vad händer om vi tar bort den?

Exempel på slöseri i en Purchase-to-Pay-process

Enligt Lean finns sju typer av slöseri och de kan alla förekomma i en Purchase-to-Pay-process:

1. Överproduktion: När vi gör saker som inte behöver göras, exempelvis skapande av dokument eller rapporter som inte används.
2. Väntetid: Fördröjningar, till exempel fakturor som väntar på godkännande eller onödig kommunikation.
3. Transport: Onödiga förflyttningar, exempelvis av information mellan system eller via e-post.
4. Överarbete: Dubbelkontroller och registrering i flera system.
5. Lagerhållning: Onödig lagring av gammal information eller pappersfakturor.
6. Onödiga rörelser: Byte mellan flera system för att utföra en uppgift.
7. Defekter: Felaktiga fakturor som kräver korrigering.

Förstå grundorsakerna med 5 Varför

5 Varför är en metod som hjälper till att identifiera den underliggande orsaken till ett problem genom att ställa frågan ”varför” upprepade gånger – ofta fem gånger, men det kan vara fler eller färre beroende på situationen. Genom att varje svar leder till en ny ”varför”-fråga går man djupare in i orsaksanalysen, vilket gör att man inte stannar vid ytliga förklaringar utan når fram till grundproblemet. När grundorsaken är tydlig kan man vidta åtgärder som löser problemet långsiktigt.

Steg 2: Åtgärder och förbättringar

När grundorsaken till ett problem är identifierad är nästa steg att hitta och genomföra rätt lösning. Inom Lean använder man ofta A3-metoden för att utveckla och utvärdera lösningar. A3-metoden bygger på en strukturerad analys och lösningsprocess som dokumenteras på en enda A3-sida, och den involverar hela teamet i problemlösningen.

Med A3-metoden följer man dessa steg för att hitta rätt lösning:

1. Identifiera möjliga lösningar – Involvera teamet i att brainstorma lösningsförslag baserat på den identifierade grundorsaken.
2. Välj den bästa lösningen – Analysera förslagen och välj den lösning som har störst potential att lösa problemet utan att skapa nya utmaningar.
3. Testa och utvärdera lösningen – Använd gärna PDCA-cykeln (Plan-Do-Check-Act) för att testa lösningen i mindre skala innan full implementering. Genom PDCA-cykeln säkerställs att lösningen verkligen eliminerar grundorsaken och är hållbar.

A3-metoden, tillsammans med PDCA, hjälper till att strukturera problemlösningsprocessen och säkerställa att lösningsförslagen är genomtänkta innan de implementeras fullt ut.

Prioritera åtgärder

När möjliga lösningar har identifierats är det viktigt att prioritera dem utifrån deras potential att lösa problemet på ett effektivt och hållbart sätt. Inom Lean finns flera metoder och principer för att avgöra vilka lösningar som ska genomföras först:

1. Kundfokus: Prioritera lösningar som direkt förbättrar kundupplevelsen för leverantörer och interna användare.
2. Paretoprincipen (80/20-regeln): Fokusera på de 20 % av orsakerna som löser 80 % av problemen för snabbare resultat.
3. Prioriteringsmatris: Använd matrisen för att bedöma åtgärder baserat på genomslagskraft (positiv effekt) och genomförbarhet (implementeringssvårighet).
4. Quick Wins: Små, snabba förbättringar som skapar momentum och ökar teamets motivation.
5. Långsiktig hållbarhet: Prioritera resurskrävande lösningar om de ger hållbara förbättringar över tid.

Standardisera förbättringar

När en förbättring har visat sig effektiv, standardiseras den för att säkerställa att den bibehålls över tid. Detta innebär att:

1. Dokumentera den nya rutinen.
2. Utbilda medarbetarna för att säkerställa att alla arbetar på samma sätt.

Steg 3: Uppföljning och kontinuerlig förbättring

När förbättringsåtgärderna är på plats är uppföljning viktig för att säkerställa att förändringarna verkligen ger önskat resultat och hålls över tid.

Uppföljning

Definiera nyckeltal (KPI) för att mäta effekten av förbättringarna. Regelbundna avstämningar och analyser säkerställer att målen uppnås och att justeringar kan göras vid behov.

Skapa en kultur av kontinuerlig förbättring

Lean bygger på idén om ständiga förbättringar. Regelbundna förbättringsmöten, där idéer och feedback diskuteras, hjälper till att upprätthålla en dynamisk förbättringskultur. Detta gör att teamet alltid strävar efter att utveckla och optimera processerna.

Framgångsfaktorer för Lean och processförbättringar

För att Lean-arbetet ska skapa långsiktigt värde krävs mer än bara verktyg och metoder.

Här är några framgångsfaktorer:

1. Förståelse för helheten – Alla behöver se hur deras del påverkar processen i stort.
2. Samsyn kring övergripande mål – Att ha gemensamma mål säkerställer att teamet arbetar åt samma håll.
3. Undvik målkonflikter mellan avdelningar – Mål som stöder varandra gör processen effektivare.
4. Ledarskap och engagemang från ledningen – När ledningen aktivt stöder Lean-arbetet skapas engagemang i hela teamet.
5. Fokus på lärande och långsiktighet – Små förbättringar över tid bidrar till stora förändringar och stärker organisationens förbättringskultur.
6. Systematisk uppföljning – Standardisera och följ upp förbättringarna för att skapa hållbara resultat.

Vill du veta mer om hur Lean kan hjälpa din organisation att effektivisera processer och förbättra hanteringen av leverantörsfakturor? Conrab Opto har lång erfarenhet av att implementera smarta lösningar som gör ditt företag mer konkurrenskraftigt och vi hjälper dig gärna med att effektivisera en process från inköp till betalning. Tveka inte att kontakta oss för en diskussion om hur vi kan stödja er på vägen mot en mer effektiv verksamhet.