IT-säkerhet blir en alltmer kritisk komponent för företags överlevnad och framgång. Den senaste cyberattacken i Sverige, som var den största vi någonsin upplevt, belyser de växande hoten mot vår digitala infrastruktur. Händelsen är en stark påminnelse om robusta säkerhetssystem och rutiner för att skydda mot yttre hot.
Men skydd mot externa hot är bara en del av ekvationen. Minst lika viktigt är att upprätthålla en stark intern kontroll inom organisationen. Intern kontroll är avgörande för att identifiera, bedöma och hantera risker som kan påverka en organisations förmåga att nå sina mål, inklusive de som är relaterade till IT-säkerhet och dataintegritet.
I det här blogginlägget kommer vi gå in mer på hur viktigt det är med intern kontroll för att minska riskerna och skydda informationen inom er organisation.
Dokument och ärendehantering för ökad intern kontroll
Ofta sprids känslig information över många olika ställen – från Excel-filer på enskilda datorer till dokument på delade servrar, i e-poster och till och med i fysiska pärmar och plastfickor. Denna splittrade hantering av information är inte bara en säkerhetsrisk; den kan också skapa förvirring och slöseri med tid. Därför är det så viktigt att samla allt på ett ställe. Med ett enhetligt system kan du enkelt kontrollera vem som får se vad, hålla koll på allt material och ordna dokumenten på ett överskådligt sätt.
Genom att införa ett digitalt system för att hantera dokument och ärenden, kan företag vinna mycket. För det första samlar det all information på ett ställe, så du slipper leta runt bland olika källor efter ett dokument eller en bit data. Det gör att alla sparar tid och blir mer produktiva. Dessutom kan sådana system ställas in med avancerade inställningar för vem som får se vad. Det betyder att bara de som verkligen ska ha tillgång till känslig information kan se den. Detta är extremt viktigt för att skydda privat information och för att följa lagar och regler, som till exempel GDPR.
Välj ett system med bredd där du kan få överblick över flera processer
Conrab Opto är i grunden byggt för att kunna hantera alla typer av dokument och ärenden och det kan användas till mycket mer än leverantörsfakturahantering med fakturamatchning.
Genom att välja ett system med möjlighet att samla flera olika typer av dokument och ärenden, får ni överblick och kontroll över dokument, ärenden och över en övergripande bild av behörigheterna till dessa. Oavsett vilken typ av dokument eller ärende ni jobbar med finns alla de funktioner man vill ha i ett ärendehanteringssystem som rollbaserade behörigheter, smidiga funktioner för samarbete, bilagshantering med revisionshantering, påminnelser, statistik och spårbarhet.Förutom ökad intern kontroll ger systemet en ypperlig möjlighet att hålla reda på de aktiviteter som är förknippade med att löpande underhålla sina system, rutiner och dokument avseende säkerhet. Ni kommer dessutom att få en effektivare verksamhet med processer som är enkla att övervaka, mäta och förbättra.
Sammanfattningsvis erbjuder det ett enhetligt system för dokument- och ärendehantering, inte bara en lösning på många av de säkerhets- och effektivitetsutmaningar som moderna företag står inför. Det representerar också ett strategiskt verktyg för att stärka den interna kontrollen, optimera arbetsflöden och främja en kultur av integritet och ansvar i hanteringen av företagskritisk information.