En faktura är ett formellt dokument som används för att registrera en transaktion mellan en säljare och en köpare. Det är ett av de mest grundläggande verktygen i affärsvärlden och fungerar som en räkning där säljaren listar de varor eller tjänster som har tillhandahållits och anger det belopp som köparen ska betala. Fakturan är således ett betalningskrav. De fakturor som ett företag skickar till sina kunder kallas för Kundfakturor och de fakturor som ett företag tar emot från sina leverantörer kallas för Leverantörsfakturor. Företag skickar sina kundfakturor i en enhetlig layout (som genereras av deras affärs- eller ekonomisystem). Ett företag tar däremot emot fakturor i flera olika layouter och format beroende på vad respektive leverantör skickar.
Vad ska en faktura innehålla?
För att en faktura ska vara giltig behöver den innehålla viss information, oavsett om den är i pappersform eller elektronisk. I Sverige regleras fakturans innehåll i Momslagen och i Bokföringslagen. I Sverige, och inom EU, måste följande uppgifter finnas med:
- Säljarens namn och adress
- Köparens namn och adress
- Datum då fakturan utfärdas
- Unikt fakturanummer
- Säljarens momsregistreringsnummer
- En beskrivning av de varor eller tjänster som levererats. (Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art.)
- Leveransdatum (om det är annorlunda än fakturadatumet)
- Beloppet som ska betalas, inklusive moms
- Det momsbelopp som ska betalas.
- Momssatsen som tillämpas på varje varupost eller tjänst, samt eventuell prissänkning eller rabatt som inte ingår i enhetspriset.
- Betalningsvillkor och förfallodatum
- När köpare ställer ut fakturan för säljarens räkning ska uppgiften ”självfakturering” anges
Former av fakturor
Fakturor kan förekomma i flera olika former, men de vanligaste är:
- Pappersfaktura: Traditionellt har fakturor skrivits ut på papper och skickats via post. Detta är fortfarande en vanlig metod, särskilt i mindre företag eller i länder där digitalisering inte är lika utbredd.
- Elektronisk faktura (e-faktura): Med den ökande digitaliseringen har elektroniska fakturor blivit allt vanligare. En e-faktura skickas och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som möjliggör automatisk behandling. Detta är ofta mer effektivt och minskar risken för fel. E-fakturor skickas via nätverk för elektronisk kommunikation, exempelvis Peppol.
- PDF-faktura: En mellanväg mellan pappersfaktura och e-faktura. Här skickas fakturan som en PDF-fil via e-post. Även om det är digitalt, krävs det fortfarande manuell hantering, om man inte använder sig av en tjänst för att läsa ut fakturainformationen, då kan även denna fakturatyp hanteras helt med automatik.
Format och layout
Det finns inga specifika krav på fakturabildens layout, men den bör vara tydlig och strukturerad för att undvika missförstånd. Det är viktigt att all nödvändig information är lättillgänglig och att det är enkelt för köparen att identifiera vad som faktureras och vilket belopp som ska betalas.
För e-fakturor finns däremot överenskomna format för den fil (nästan uteslutande i xml-format) som innehåller fakturainformationen. Användandet av ett överenskommet format, ett standardformat, är själva grundtanken med en e-faktura.