En EDI-faktura (Electronic Data Interchange) är en elektronisk faktura som automatiskt överförs mellan två parter, exempelvis leverantörer och kunder, utan manuell hantering. Den skickas i ett standardiserat format som kan läsas direkt av olika system, vilket eliminerar behovet av papper eller PDF. EDI-fakturor används främst när stora volymer av fakturor hanteras i specifika format, vilket kan vara fördelaktigt i vissa branscher.
Om du vill lära dig mer om fördelarna med elektronisk fakturahantering, kan du läsa vidare här.
EDI-faktura vs. e-faktura
Idag används e-fakturor i allt större utsträckning jämfört med EDI-fakturor. E-fakturor skickas via en VAN-operatör (Value-Added Network), vilket ger flexibilitet då leverantören kan skicka fakturan i vilket format som helst. En VAN-operatör ser till att fakturan levereras i det format kunden önskar, vilket gör det enkelt att komma igång och anpassa flödet. Däremot innebär e-fakturor en kostnad per transaktion eftersom operatören tar ut en avgift för tjänsten.
EDI-fakturor, å andra sidan, hanteras direkt mellan två parter utan inblandning av en VAN-operatör. Detta innebär att det inte finns några transaktionskostnader för själva överföringen av data. Däremot kan det finnas andra kostnader, som infrastruktur, programvarulicenser, utveckling och integration av system samt underhåll och support. Dessa kostnader kan dock vara mer förmånliga i längden för företag som hanterar stora volymer av fakturor i specifika format, då de slipper betala per transaktion.
Fördelar med EDI-fakturor
Att använda EDI-fakturor innebär flera fördelar:
- Inga transaktionskostnader: Till skillnad från e-fakturor som skickas via en VAN-operatör, betalar du inget per fakturaöverföring, vilket kan vara kostnadseffektivt vid stora volymer.
- Effektivare processer: Eliminerar manuell hantering och automatiserar fakturaflödet, vilket sparar tid och minskar risken för fel.
- Lägre totala kostnader vid stora volymer: För företag som hanterar stora fakturaflöden kan EDI vara mer kostnadseffektivt över tid.
- Miljövänligt alternativ: Minskad pappersanvändning och snabbare överföring har positiva effekter på miljön.
När är EDI ett bra val?
EDI-fakturor kan vara det bästa valet för företag som hanterar stora mängder fakturor i specifika format. Trots initiala kostnader för att sätta upp och underhålla systemet, kan EDI-flöden bli mer kostnadseffektiva i längden, särskilt när transaktionskostnader undviks.
Det är också viktigt att överväga företagets specifika behov och förutsättningar innan beslut fattas. För mindre företag eller de med varierande fakturaflöden kan e-fakturor via en VAN-operatör vara ett mer flexibelt och enklare alternativ, trots transaktionskostnaderna.
Sammanfattning
Att välja mellan EDI och e-faktura beror på företagets volymer, formatbehov och kostnadsstruktur. Medan e-fakturor erbjuder flexibilitet och enkelhet till en kostnad per faktura, kan EDI vara mer lönsamt för företag med stora volymer och specifika formatkrav.
Vill du veta mer om hur EDI eller e-fakturor kan effektivisera din verksamhet, kontakta Conrab för rådgivning och skräddarsydda lösningar.