Det görs genom att kontrollera det ordererkännande du får från din leverantör efter att du har lagt beställningen. Det kan göras på flera olika sätt, från manuell kontroll av en orderbekräftelse skickad i pappersform till EDI-flöden med en mer eller mindre smidig felhantering. De företag som har kommit längst använder sig av automatiserade EDI-flöden (eller annan form av elektronisk kommunikation). De har även en lösning för automatisk hantering av de orderbekräftelser som inkommer via mejl eller ibland i papper.
Optimering av leverantörsflöden
Vad vi på Conrab har kunnat se hos flera av våra kunder, är att även om du använder dig av EDI-flöden, är det endast ett mindre antal av de totala antalet leverantörer som går via dessa flöden. Anledningen är att de fortfarande är förknippade med en komplexitet och kostnad som inte är obetydlig. Om man vill ha möjlighet att på ett effektivt sätt få kontroll över hela sitt flöde av inkommande orderbekräftelser, behövs en lösning även för att hantera det som inte kommer som EDI. Många företag har också fortfarande en hantering som till stora delar är manuell, det vill säga att användare granskar orderbekräftelsen manuellt och jämför den med orden i affärssystemet.
Genom att låta ett system automatiskt kontrollera orderbekräftelser, även i form av papper och pdf, mot inköpsordern i affärssystemet får du full kontroll på att du får det du beställt, när du förväntar dig det och till rätt pris. Om det finns avvikelser (som är utanför era toleransnivåer), behöver det hanteras av en användare manuellt. Orderbekräftelsen skickas då i systemet till rätt användare som kan hantera avvikelsen och uppdatera inköpsordern med automatik om det är den korrekta åtgärden.
Förbättra planering och kundnöjdhet
Förutom de uppenbara fördelarna med att automatisera denna process för tillverkning och leverans till företagets kunder, bidrar detta även till att öka automatiseringsgraden för företagets fakturamatchning. En inköpsorder och en orderbekräftelse kan ofta skilja sig åt, men det är sällsynt att orderbekräftelsen och fakturan gör det.
Att hitta avvikelser tidigt leder till bättre planering, minskade förseningar, nöjdare kunder samt en nöjdare och effektivare ekonomiavdelning. Vill du veta mer om hur Conrab kan hjälpa dig och ditt företag? Kontakta oss gärna.