Att hantera leverantörsfakturor på ett effektivt sätt är en avgörande faktor för företagets ekonomiska flöde. Idag finns det två huvudsakliga alternativ: PDF-fakturor och e-fakturor. Skillnaden mellan PDF-fakturor och e-fakturor ligger i deras hantering: PDF-fakturor kräver en OCR-tolk eller manuell registrering, medan e-fakturor möjliggör automatisk bearbetning utan OCR-tolkning. Men hur vet du vilken som passar bäst för ditt företag? I den här artikeln reder vi ut begreppen och guidar dig till ett välgrundat val.
Vad du kommer att lära dig i denna artikel:
- Vad en PDF-faktura är och hur den fungerar
- Vad en e-faktura är och dess fördelar
- De största skillnaderna mellan PDF-faktura och e-faktura
- Hur du kan skapa och skicka fakturor i båda formaten
Vad är en PDF-faktura?
En PDF-faktura är en digital version av en pappersfaktura. Den genereras i ett faktureringsprogram och skickas som en bilaga via e-post. Formatet bevarar fakturans utseende och information, men kräver OCR-tolkning eller ofta manuell hantering, vilket kan vara tidskrävande och innebära risk för fel vid registrering i ekonomisystemet.
Vad är en e-faktura?
En e-faktura är en digital faktura i ett strukturerat format som möjliggör elektronisk fakturahantering. E-fakturor följer standardiserade format, såsom PEPPOL BIS eller Svefaktura, och skickas direkt mellan affärssystem via säkra nätverk, exempelvis Peppol-nätverk. För att kunna skicka en e-faktura via ett nätverk krävs ett avtal med en operatör (även kallad VAN-operatör eller “access point”). Denna lösning eliminerar behovet av manuell inmatning, vilket eliminerar fel och sparar tid.
Huvudskillnader mellan PDF och e-faktura
Automatisering
E-fakturor möjliggör en helt automatiserad process, medan PDF-fakturor ofta kräver manuell hantering eller en OCR-tolk.
Noggrannhet
E-fakturor minimerar risken för fel genom att all data överförs i ett strukturerat format. PDF-fakturor kan kräva manuell inmatning, vilket ökar risken för misstag.
Efterlevnad och lagkrav
I många länder är e-fakturor obligatoriska vid affärer med offentliga sektorn. PDF-fakturor uppfyller inte alltid dessa krav.
Miljö och hållbarhet
E-fakturor bidrar till en mer hållbar verksamhet genom att minska pappersförbrukning och fysisk hantering.
Effektivitet
E-fakturor når mottagaren omedelbart och kan bearbetas automatiskt, medan PDF-fakturor kan orsaka förseningar på grund av manuell hantering.
Vilket format passar ditt företag bäst?
Om du vill effektivisera din fakturahantering, minska fel och följa aktuella regelverk är e-faktura det optimala valet. För mindre företag eller verksamheter där automatisering inte är en prioritet kan PDF-fakturor vara en enklare lösning.
I takt med att fler länder och företag inför e-faktura blir det alltmer uppenbart att detta är framtiden för digital fakturering. Genom att förstå skillnaderna mellan de olika formaten kan du fatta ett informerat beslut och optimera ditt företags fakturaprocesser.
Hur skapar du en PDF-faktura?
- Använd ett faktureringsprogram med stöd för PDF-export.
- Skapa fakturan med all nödvändig information (kunduppgifter, belopp, moms, osv.).
- Exportera fakturan som en PDF-fil.
- Skicka fakturan via e-post till kunden.
Hur skapar du en e-faktura?
- Teckna ett avtal med en VAN-operatör om ni inte redan har ett.
- Ställ in e-faktura – Säkerställ att ditt affärssystem och/eller din e-fakturalösning är konfigurerad för elektronisk fakturering. Denna möjlighet har alla moderna affärssystem.
- Skicka fakturan – Fakturan skickas via din e-fakturaoperatör/VAN-operatör. Operatören vidarebefordrar fakturan till kundens system eller kundens egen operatör.
- Kunden tar emot och behandlar fakturan automatiskt utan manuell hantering.
Vill du veta mer om hur e-fakturor kan effektivisera din verksamhet? Kontakta oss idag så hjälper vi dig att komma igång!