I dagens digitala landskap spelar elektronisk fakturering, eller e-fakturering, en allt viktigare roll för att optimera affärstransaktioner mellan leverantörer och köpare. Genom att använda integrerade, digitala och strukturerade system förenklas processer som fakturautskick, mottagning och arkivering.
I detta blogginlägg utforskar vi hur elektronisk fakturering, eller e-fakturering, förändrar hanteringen av ekonomiska transaktioner. Vi förklarar vad e-fakturor är, deras tekniska funktioner, och fördelarna de erbjuder genom att effektivisera företagsprocesser och minska administrationskostnader.
Vad är en E-faktura?
Elektronisk fakturering, eller e-fakturering, innebär distribution av fakturor mellan leverantörer och köpare i ett integrerat digitalt och strukturerat format. Detta gör transaktionerna både säkrare och enklare att hantera. Denna form av fakturering minskar kostnaderna för transaktioner och ökar effektiviteten genom att automatisera skickande, mottagande och arkivering av fakturor. Termen e-faktura kan även benämnas EDI-faktura (namngivet efter tekniken Electronic Data Interchange, som traditionellt använts i EDI-system).
E-fakturan bär på mycket mer information än traditionella pappers- eller pdf-fakturor. Pappers- och pdf-fakturor är begränsade informationsmässigt för att de ska vara läsbara för en människa och innehålla den information som är viktigast. I e-fakturan kan du få plats med mycket mer data avseende exempelvis moms (per fakturarad), information om material, intrastatkoder (kod som beskriver vilken typ av vara det är). Struktureringen minskar riskerna som kommer med manuell hantering och förbättrar effektiviteten i hanteringen av leverantörsreskontran. Eftersom informationen redan är digitalt bearbetad, behöver fakturorna inte tolkas vilket minskar risken för fel.
Skillnaden mellan E-faktura och PDF-faktura
- E-faktura: Skickas i ett strukturerat format (t.ex. XML) direkt till mottagarens affärssystem. Det kräver ingen manuell tolkning och integreras direkt i mottagarens arbetsflöde.
- PDF-faktura: Skickas som en bifogad fil via e-post. Vi tolkar (med OCR-teknik) både pappersfakturor och pdf-fakturor. Det sker med automatik och innebär att man inte behöver mata in några uppgifter manuellt. Vi använder idag en AI-tolk som är mycket säker och vi har dessutom lagt på ytterligare funktionalitet i Opto för att höja kvaliteten ytterligare. Men som sagt, risk för fel finns alltid, och det är en av fördelarna med e-faktura (mindre risk för fel).
Peppol: Framtidens stöd för transaktioner mellan företag
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) är ett nätverk som underlättar elektronisk handel och upphandling inom Europa. Det består av tre huvudkomponenter:
- Nätverk: Ett system som gör det möjligt för affärspartners att skicka och ta emot affärsdokument elektroniskt.
- Formatstandard: Peppol BIS Billing 3.0, men det är även möjligt att använda andra format som Svefaktura och Finvoice.
- EU-lagstiftning: Fastställer medlemsstaternas skyldigheter och hur Peppol ska förvaltas och administreras.
Peppol gör det möjligt för företag att skicka e-fakturor till varandra via en gemensam accesspunkt. Detta standardiserade nätverk eliminerar behovet av att ha flera olika system och standarder för att skicka och ta emot fakturor.
Peppol som framtidens format
EU har redan fastställt krav på användning av Peppol för att skicka fakturor till offentlig verksamhet. Flera länder i EU planerar att lagstifta krav på e-faktura mellan företag de kommande åren. Att implementera Peppol nu innebär att vara förberedd för framtida lagkrav och att redan nu dra nytta av de effektivitetsvinster och kostnadsbesparingar som e-fakturering medför.
Varför satsa på Peppol?
Att använda Peppol för e-fakturering innebär:
- Förbättrad effektivitet och noggrannhet i fakturahanteringen.
- Högre automatiseringsgrad och minskade kostnader för fakturahantering och arkivering.
- Möjlighet att enkelt uppfylla nuvarande och framtida lagkrav inom EU.
- Ökad hållbarhet genom minskad pappersanvändning och miljöpåverkan.
- Mer data om produkt och leverantör vilket underlättare er hållbarhetsredovisning
Sammanfattningsvis erbjuder Peppol en robust, framtidssäker lösning för elektronisk fakturering som gynnar både företag och miljön. Genom att investera i Peppol nu kan företag säkerställa att de är väl förberedda för framtidens krav och samtidigt dra nytta av betydande affärsfördelar redan idag.
Kontakta oss på Conrab för att ta reda på hur vår teknik kan hjälpa dig att effektivisera dina processer och stärka ditt miljöansvar.