Ärendehanteringssystem - hur fungerar det?

Effektivisera din verksamhet med vårt kraftfulla ärendehanteringssystem. Conrab Opto erbjuder en heltäckande lösning som centraliserar och automatiserar hanteringen av ärenden – från start till avslut. Säg adjö till manuella processer och upplev en ökad produktivitet och kontroll.

Vad är ett ärende?

Ett ärende kan vara exempelvis en reklamation, ett investeringsbeslut eller en leverantörsfaktura. Det består av minst en och ofta flera aktiviteter som utförs av en eller flera användare i ett arbetsflöde.

Arbetsflödet börjar med en registrering då ärendet kommer till organisationen, exempelvis via en hemsida eller ett mejl. Därefter kan ärendet berikas med ytterligare information från exempelvis andra interna system och det skickas sedan runt på ett arbetsflöde enligt uppsatta rutiner. När arbetsflödet är komplett avslutas det ofta med någon form av kontroll.

System för effektiv ärendehantering

Genom att använda ett system för ärendehantering uppnår ni högre effektivitet, bättre säkerhet, snabbare processer och en roligare arbetsdag för era användare. Ni kan även övervaka era processer i realtid, identifiera flaskhalsar för att kontinuerligt kunna förbättra dem.

De grundläggande funktioner som bör finnas i ett ärendehanteringssystem är rollbaserade behörigheter, möjlighet att skapa egna automatiska arbetsflöden, hantering av bilagor i samtliga filformat med versionshantering, funktioner för kommentarer och påminnelser samt funktioner för att enkelt kunna samarbeta inom organisationen. Utöver detta bör systemet även erbjuda en rapport- eller statistikfunktion för överblick och uppföljning. Vid behov av att integrera till andra interna eller externa system bör det även finnas möjligheter att göra detta via öppna API:er.

Elektroniskt ärendehanteringssystem

Moderna system för ärendehantering bör erbjuda stöd för automatisk hantering av varje steg i processen. När ett nytt ärende kommer in, tar systemet hand om det automatiskt. Varje förfrågan sorteras och distribueras till rätt person eller avdelning, baserat på fördefinierade kriterier. Därefter prioriteras ärendet automatiskt, vilket säkerställer att varje förfrågan hanteras på ett snabbt och effektivt sätt.

Jag är intresserad

Så fungerar elektronisk ärendehantering:

Import

Registrering

Kontering

Attest

Överföring

Övervakning

Effektivisera med automatisering

Dras din verksamhet med tidskrävande administration och upprepade uppgifter? I ett system för ärendehantering samlas all nödvändig information på en plats, vilket ökar effektiviteten och minskar behovet av manuellt arbete. Vår plattform är utrustad med förifyllda fält, smidiga checklistor och anpassningsbara arbetsflöden. Dessutom ser våra automatiserade varningssystem till att inga ärenden stannar upp eller att viktig information saknas. Satsa på automatisering och låt dina medarbetare fokusera på det som verkligen skapar värde för ditt företag.

Realtidsöversikt med digitalisering

Vårt ärendehanteringssystem anpassar digitaliseringen efter ditt företags unika behov. Det ger dig en realtidsöversikt av dina processer och finns tillgänglig var du än är. Få flexibiliteten och kontrollen du behöver för att effektivt navigera i din verksamhet.

Anpassad integration för optimal effektivitet

I vårt system för ärendehantering erbjuds skräddarsydda integrationer för att effektivisera er verksamhet. Systemet anpassas efter era unika behov, integrerar sömlöst med olika applikationer och säkerställer att all kritisk information hanteras korrekt och följer compliance- och GDPR-krav. Upplev enkelhet och effektivitet med anpassade lösningar.

Vad är ett ärendehanteringssystem?

Ett ärendehanteringssystem strukturerar allt från vardagliga uppgifter till komplexa projekt inom din verksamhet, vilket gör det enkelt för alla att förstå sina roller och ansvar. Genom att tydliggöra digitala arbetsflöden optimeras effektiviteten och säkerställer att varje uppgift bidrar maximalt till verksamhetens framgång. Låt vårt system hantera standardisering och automatisering av kritiska processer, så att ni kan fokusera på det som verkligen gör skillnad.

Varför ett ärendehanteringssystem?

Vårt ärendehanteringssystem är utformat för att effektivisera och standardisera arbetsprocesserna inom ert företag, vilket gör det enkelt för varje medarbetare, oavsett deras roll, att agera korrekt och effektivt. Systemet leder era anställda genom arbetsflödet, klargör ansvarsområden och tidsramar, vilket säkerställer att inget faller mellan stolarna. Utan detta system riskerar ni att missa viktiga uppföljningspunkter och möjligheter till förbättring, vilket kan påverka effektiviteten och slutresultatet negativt.

Fördelar med effektiv ärendehantering

Hanterar ärenden i alla format

Automatisk tolkning och kategorisering på övergripande och detaljnivå

Automatisk matchning av ärenden mot rätt avdelning eller ansvarig person

Automatisk registrering, prioritering och godkännande

Avancerade möjligheter för styrning av arbetsflöden

Automatiska påminnelser och eskaleringar vid behov

Utförliga rapporter och statistik för bättre insikt

Systemmeddelanden och övervakning för att säkerställa inget missas

Ärendebetyg och detaljerade ärendekort för uppföljning och utvärdering

Jag är intresserad

Vanliga frågor om

elektronisk ärendehantering

Vad innebär hantering av ärenden?

Hantering av ärenden omfattar processen att ta emot, hantera, granska och lösa olika typer av förfrågningar och problem som ett företag eller en organisation får från sina kunder eller interna avdelningar. Det inkluderar steg som registrering, kategorisering, tilldelning till rätt avdelning eller person, uppföljning och slutlig lösning av ärendet.

Hur kan digitalisering av ärendehantering förbättra effektiviteten?

Genom att digitalisera processen för ärendehantering kan företag automatisera många av de tidskrävande manuella uppgifterna. Detta inkluderar snabbare registrering av ärenden, automatiserad tilldelning till rätt avdelning eller person, och effektivare processer för uppföljning och lösning, vilket leder till snabbare svarstider och förbättrade kundrelationer.

Vilka fördelar finns med att använda ett system för elektronisk ärendehantering?

Ett system för elektronisk ärendehantering förbättrar noggrannheten, minskar risken för fel och sparar tid. Det hjälper också till att hålla bättre koll på ärendeflöden, förbättrar rapportering och dataanalys, samt stärker företagets relationer med kunder och interna avdelningar genom att säkerställa konsekventa och snabba lösningar.

Är elektronisk hantering av ärenden säker?

Ja, moderna system för elektronisk ärendehantering använder avancerade säkerhetsåtgärder för att skydda känslig information. Detta inkluderar datakryptering och säkerhetsprotokoll som skyddar mot obehörig åtkomst och dataförlust.

Kan små företag också dra nytta av elektronisk ärendehantering?

Absolut, företag av alla storlekar kan dra nytta av elektronisk ärendehantering. För små företag kan det vara särskilt fördelaktigt eftersom det minskar den administrativa bördan och möjliggör ett större fokus på kärnverksamheten istället för tidskrävande manuella uppgifter.