Kontering är processen där företag bokför sina ekonomiska händelser på specifika konton i bokföringssystemet. Varje affärshändelse – vare sig det är en inkomst, utgift, investering eller betalning – måste kategoriseras och placeras på rätt konto för att säkerställa att företagets ekonomi hanteras korrekt. Genom att kontera korrekt får företag en tydlig bild av sin finansiella situation, vilket underlättar för uppföljning, rapportering och regelefterlevnad.
Att förstå grunderna i kontering är särskilt viktigt när det gäller hantering av leverantörsfakturor. Genom att använda ett system för leverantörsfakturahantering, även kallat EFH-system (Elektronisk fakturahantering), kan företag spåra och hantera konteringsrelaterade frågor på ett effektivt sätt. Ett EFH-system automatiserar registreringen av fakturor och säkerställer att rätt kontering sker direkt, vilket sparar tid och minskar risken för fel i bokföringen.
Utöver leverantörsfakturor finns det många andra typer av bokföring inom ett företag. För dessa kan en modul som kallas för ”bokföringsorder” användas. Denna modul är användbar för att skapa och attestera olika bokföringstransaktioner, exempelvis när kostnader behöver bokföras i samband med månads- eller årsbokslut.
Inom avtalshantering kan en modul för avtalsmatchning användas. Denna modul matchar fakturor mot avtal där detaljer som belopp, frekvens, leverantör och avtalsnummer är definierade. Vid registrering av ett avtal fastställs också hur kostnader kopplade till avtalet ska konteras, vilket gör det möjligt att automatisera konteringsprocessen och säkerställa att rätt konton används.
Hur fungerar kontering?
Kontering handlar om att bokföra en ekonomisk händelse på rätt konto i företagets huvudbok. Varje händelse måste knytas till specifika konton för att kunna bokföras korrekt. Till exempel, om du köper kontorsmaterial, ska kostnaden bokföras på ett konto som är avsett för just kontorsmaterial och inte på ett konto för exempelvis löner eller hyra.
Steg för steg: Så här går konteringen till
- Identifiera den ekonomiska händelsen – Det första steget i kontering är att identifiera vad som har hänt. Är det en försäljning, ett inköp, en löneutbetalning eller en betalning av en faktura?
- Välj rätt konto – Nästa steg är att välja rätt bokföringskonto. Till exempel kan ett inköp bokföras som en kostnad, medan en försäljning bokförs som en intäkt. Svenska företag använder oftast ett standardiserat kontoplan, kallad BAS-kontoplanen, där kontot är indelade i olika kategorier som tillgångar, skulder, intäkter och kostnader.
- Debet och kredit – Varje transaktion konteras på minst två konton: ett debetkonto och ett kreditkonto. Om du till exempel köper en dator för företagets räkning, kan köpet debiteras på kontot för IT-utrustning och krediteras på kontot för företagets bankkonto.
- Dokumentera händelsen – Varje kontering måste vara underbyggd med dokumentation, som kvitton eller fakturor, som visar vad som har hänt och varför bokföringen har gjorts på ett visst sätt.
Exempel på en kontering
Låt oss säga att ditt företag köper kontorsmaterial för 2 000 kronor, och du betalar från företagets bankkonto. Denna händelse konteras så här:
- Debet – Kontorsmaterial (Konto 5410): 2 000 kr
- Kredit – Bankkonto (Konto 1930): 2 000 kr
Varför är korrekt kontering viktigt?
Korrekt kontering är inte bara ett krav enligt bokföringslagen, det är också en avgörande faktor för företagets ekonomiska hälsa. Felaktig kontering kan leda till felaktiga bokslut, vilket i sin tur kan leda till att företaget får en skev bild av sin finansiella situation. Här är några viktiga anledningar till varför korrekt kontering är viktigt:
- Tydlig uppföljning av verksamheten – Genom att kategorisera intäkter och kostnader på rätt sätt blir det enkelt att följa upp hur olika delar av verksamheten presterar. Du kan till exempel enkelt se hur mycket pengar som spenderas på marknadsföring, personal eller inköp av varor.
- Underlättar vid revision – När en revisor granskar företagets bokföring är korrekt kontering avgörande för att de ska kunna utföra sitt arbete. Felaktig kontering kan leda till tidskrävande rättelser och potentiella problem med Skatteverket.
- Underlättar för rapportering – Korrekt kontering gör det enkelt att sammanställa ekonomiska rapporter som resultat- och balansräkningar. Detta är viktigt för både intern rapportering och extern redovisning till exempelvis aktieägare eller myndigheter.
- Regelefterlevnad – Felaktig kontering kan leda till problem med lagstiftning och regelefterlevnad, särskilt när det gäller skatt och andra finansiella krav. Att hålla sig till reglerna sparar tid och pengar på lång sikt och undviker eventuella böter eller sanktioner.
Manuell och automatisk kontering
I takt med att tekniken utvecklas har fler och fler företag övergått till automatiska system för kontering. Traditionellt har kontering gjorts manuellt, där en bokförare eller ekonomipersonal analyserar och kategoriserar varje transaktion. Detta kan vara både tidskrävande och riskera att mänskliga fel uppstår. I dag erbjuder många bokföringsprogram automatiska konteringsfunktioner som kan identifiera och kategorisera transaktioner utan att kräva manuellt arbete.
Fördelar med automatisk kontering
- Tidsbesparande – Automatiska system kan hantera stora volymer transaktioner på kort tid, vilket gör processen mycket snabbare jämfört med manuell hantering.
- Minskad risk för fel – Genom att minimera mänsklig inblandning reduceras risken för felaktiga konteringar och missade poster.
- Integration med andra system – Många moderna bokföringssystem kan integreras med andra affärssystem, vilket gör att transaktioner automatiskt kan överföras och konteras utan manuell inmatning.
Vanliga misstag vid kontering – och hur du undviker dem
Även med de bästa systemen kan misstag uppstå. Här är några vanliga fel och hur du kan undvika dem:
- Felaktig kontoklassificering – Ett vanligt fel är att bokföra en transaktion på fel konto. Detta kan leda till att du får en missvisande bild av företagets ekonomi. Se till att alltid dubbelkolla kontot innan du bokför.
- Glömda eller felaktiga dokument – Alla konterade händelser måste ha stöd i form av dokumentation, såsom kvitton eller fakturor. Utan dessa riskerar du att få problem vid revision.
- Dubbla konteringar – Om en transaktion bokförs två gånger skapar det obalans i bokföringen, vilket kan leda till problem vid bokslut. Använd bokföringsprogram som kan upptäcka och varna för dubbletter.
Så förbättrar du din kontering
Att ha ett bra system för kontering och bokföring är grundläggande för att driva ett framgångsrikt företag. Här är några tips för att förbättra din konteringsprocess:
- Använd rätt bokföringsprogram – Välj ett program som passar din verksamhet, storlek och behov. Program med automatiska konteringsfunktioner kan spara tid och minska risken för fel.
- Utbilda personalen – Se till att den som arbetar med bokföring och kontering har rätt utbildning och förståelse för bokföringsprinciper.
- Håll dokumentationen i ordning – Spara alla kvitton och fakturor i ett organiserat system, antingen fysiskt eller digitalt, så att du alltid kan verifiera dina konterade transaktioner.
Sammanfattning
Kontering är ett fundamentalt inslag i företagets ekonomiska administration. Genom att förstå och hantera kontering korrekt säkerställer du att bokföringen blir både korrekt och användbar. Med hjälp av moderna bokföringssystem kan konteringen dessutom automatiseras, vilket både sparar tid och minskar risken för fel. Oavsett om du driver ett litet företag eller arbetar på ett stort, bör korrekt kontering vara en prioritet för att hålla ordning på ekonomin och följa gällande lagar och regler.
Har du frågor om hur du kan effektivisera din kontering eller andra aspekter av din ekonomihantering? Kontakta Conrab Opto idag och få mer information om hur vi kan hjälpa dig att optimera din verksamhets bokföring och administrativa processer.