En e-faktura, eller elektronisk faktura, är en digital version av en traditionell faktura, men till skillnad från en pdf-faktura som skickas via e-post, skickas en e-faktura direkt från leverantörens system, via ett nätverk för e-fakturor (exempelvis Peppol) till mottagarens system, helt utan manuell hantering. En elektronisk faktura kan även skickas direkt från leverantörens system till mottagarens system. Detta var vanligare förr och då användes ofta en teknik som kallas EDI (Electronic Data Interchange). Detta är anledningen till att e-faktura idag även benämns EDI-faktura. Det är egentligen inte samma sak, men det är allmänt accepterat att EDI-faktura är synonymt med e-faktura och när de flesta pratar om EDI-faktura idag är det faktiskt e-faktura som de menar.
Hur är en e-faktura uppbyggd?
En e-faktura är uppbyggd av digitalt strukturerad data, oftast i XML-format, vilket gör det möjligt för olika system att kommunicera och automatiskt behandla informationen. I motsats till en pdf-faktura, som är en visuell representation av en faktura (ett bildliknande format), är en e-faktura ett datadrivet dokument.
E-fakturafilen innehåller även betydligt mer information än vad som visas på en pdf-faktura. E-fakturan erbjuder en högre grad av automatisering och säkerhet eftersom den är strukturerad på ett sätt som möjliggör direkt integration i affärssystem.
En e-fakturafil levereras dock normalt sett även med en fakturabild i pdf-format eftersom den är betydligt lättare att läsa och tolka för en människa än en XML-fil. Den data som används av systemet för elektronisk fakturahantering och av affärssystemet hämtas normalt sett uteslutande från e-fakturafilen.
Skillnad och likheter mellan e-faktura till företag och privatpersoner
E-fakturor till företag och privatpersoner delar flera gemensamma nämnare. För det första använder båda ofta XML som format för att strukturera informationen. I företagssammanhang integreras e-fakturor ofta direkt i bokföringssystemet, medan e-fakturor till privatpersoner vanligtvis skickas till deras internetbank. Även om de tekniska lösningarna kan variera, är grundtekniken densamma; fakturans data överförs i ett strukturerat format som kan tolkas och behandlas automatiskt.
Krav på e-faktura och PEPPOL inom EU för fakturering till offentliga verksamheter
Inom EU är det ett lagkrav att företag som fakturerar offentliga verksamheter (exempelvis myndigheter och kommuner) måste använda e-faktura i formatet Peppol BIS samt att fakturorna skickas via PEPPOL-nätverket. Detta krav innebär att företag som önskar göra affärer med offentliga sektorn måste anpassa sig till denna standard för att säkerställa att fakturorna accepteras och behandlas korrekt. PEPPOL-standardiseringen syftar till att underlätta handel, underlätta myndigheters kontroll av moms och minska kostnaderna för fakturering inom EU genom att skapa en gemensam plattform för elektronisk dokumenthantering.
Krav e-faktura för transaktioner mellan företag
Flera EU-länder har redan lagstiftat om att införa obligatoriskt användande e-faktura för företagstransaktioner och fler länder är på väg.
Vissa länder kräver eller kommer att kräva att Peppol-formatet används, men inte alla. En del länder använder, eller kommer att använda sig av, egna format. Den gemensamma nämnaren för samtliga är att den överenskomna standarden för datamodellformatet ska vara EN 16931.
Denna standard specificerar vilka dataelement (fält) som ska innehålla vissa data på en faktura (exempelvis fakturanummer och totalbelopp) och hur dessa ska struktureras.
EN 16931 inkluderar följande:
- En detaljerad definition av alla obligatoriska och frivilliga dataelement i en e-faktura.
- Regler för hur dessa dataelement ska struktureras och användas.
- Tekniska specifikationer som säkerställer att e-fakturor är kompatibla över hela EU, oavsett vilket system som används för att skapa eller ta emot fakturan.
Sammanfattningsvis är e-fakturor ett modernt och effektivt sätt att hantera fakturor, som erbjuder både säkerhet och automatisering. Flera länder i EU har klargjort att e-faktura kommer att krävas vid transaktioner mellan företag. Tidplanerna ser dock annorlunda ut i de olika länderna och i flera fall är definitiva beslut om datum för införande inte bestämda än.
Genom att följa de nya standarderna kan företag redan idag inte bara uppfylla gällande och framtida lagkrav, utan även dra nytta av en smidigare och säkrare faktureringsprocess.