I takt med ökad digitalisering har också företags hantering av ekonomiska transaktioner genomgått en betydande förändring. Särskilt inom purchase-to-pay-branschen, där elektronisk fakturahantering står i centrum, har behovet av att effektivisera och automatisera processer blivit mer betydelsefullt än någonsin. Företag anstränger sig för att standardisera sina rutiner, automatisera fakturahanteringen och övergå till elektroniska fakturor för att minska både kostnader och pappersförbrukning. Trots dessa framsteg finns det dock en avgörande faktor som kan underminera alla dessa ansträngningar, kvaliteten på den data som används.
I det här inlägget förklarar vi vikten av kvalitativ data för effektiv fakturahantering och hur bristfällig data kan påverka automatiseringen av processer. Vi utforskar också hur Conrab hjälper företag att hantera dessa utmaningar med hjälp av innovativa lösningar.
Vikten av uppdaterade register
Det räcker inte med ett avancerat system för att automatisera fakturahanteringen eller implementerade standardiserade processer om den underliggande datan är bristfällig. Ett system är bara så pålitligt som den information det matas med. Som den gamla devisen lyder, ”skit in, skit ut” – en princip som många företag stöter på när de upptäcker att deras data behöver förbättras.
Ett korrekt och aktuellt artikelregister är grundläggande för effektiv automatisering av fakturamatchning. När en faktura anländer måste systemet kunna verifiera varje post mot en uppsättning pålitlig data för att godkänna betalningen. Utan exakt och aktuell data havererar processen och företaget riskerar att betala för varor till fel pris eller för varor de inte ens har mottagit.
Likaså är ett uppdaterat leverantörsregister avgörande för en smidig process. Det säkerställer att rätt leverantör identifieras för hantering, matchning och betalning av fakturan.
Nästa steg
Att ha ordning på grundläggande data är inte bara en förutsättning för effektivitet i fakturahanteringen, det är själva fundamentet. Korrekt, aktuell och fullständig data är essentiellt, oavsett hur avancerade processer eller system företaget använder. Företag måste prioritera dataskötsel lika högt som de investerar i tekniska lösningar för att inte bara hålla sig konkurrenskraftiga utan också excellerar i den digitala ekonomin.
För att verkligen lyckas med digital transformation av fakturahantering måste företag börja med det mest grundläggande – att säkerställa tillgång till och användning av kvalitativ data.
Hur Conrab Opto bidrar
Vi förstår dessa utmaningar och erbjuder lösningar som möter våra kunders krav på effektivitet och noggrannhet. Ett exempel är vår orderbekräftelsemodul, som säkerställer överensstämmelse med den ursprungliga beställningen redan vid orderbekräftelsens ankomst. Denna proaktiva kontroll minimerar risken för fel och oenigheter senare i processen.
Vi erbjuder även en modul för leverantörsgodkännande, vilket är ett kritiskt steg för att säkerställa att all nödvändig information är korrekt och tillgänglig innan en leverantör läggs till i systemet. Detta bidrar till en stabil grund för alla framtida transaktioner och interaktioner.
Dessutom är vårt system utrustat med funktionalitet som möjliggör för användare att adressera och korrigera sina brister av data. Användare kan lägga till information, utföra översättningar och förtydliga data för systemet, vilket förbättrar kvalitén på datan över tid och säkerställer effektiva processer.
Är du redo att förbättra din fakturahantering med högkvalitativ data? Kontakta Conrab idag för att utforska hur våra lösningar kan effektivisera din verksamhet.