Fakturamatchning säkerställer att en inköpsorder, en mottagen leverans och en leverantörsfaktura överensstämmer med varandra innan en betalning görs. Genom att matcha dessa tre dokument mot varandra kan företag säkerställa att de endast betalar för de varor eller tjänster som de faktiskt har beställt och mottagit, och att beloppen stämmer överens. Att manuellt matcha fakturor mot inköpsorder och godsmottag kan vara en komplicerad och tidskrävande uppgift och i komplexa fall kan en faktura representera köp från många olika inköpsordrar under en hel månad, vilket innebär att alla dessa inköpsordrar från olika inköpare inom organisationen samfaktureras. Modern teknik erbjuder en lösning på detta problem. Genom automatiserad hantering av leverantörsfakturor kan fakturamatchning automatisera en stor del av processen, vilket gör att fakturor kan behandlas genom ett helautomatiskt arbetsflöde – utan någon manuell handpåläggning alls.
Olika typer av fakturamatchning
För att säkerställa att företag betalar korrekt för varor och tjänster de beställt och mottagit finns det flera standardiserade matchningsprocesser. Från en enkel matchning mellan faktura och inköpsorder, till mer komplexa matchningar som involverar flera steg av verifiering, säkerställer dessa processer att varje betalning är berättigad. Beroende på företagets behov av fakturamatchning och den specifika inköpsprocessen kan det vara lämpligt att använda 2-, 3- eller till och med 4-vägsmatchning. Oavsett vilken process som används, är målet detsamma, att säkerställa att pengarna som betalas ut är korrekta och motiverade, och att risken för felaktiga betalningar minimeras.
2-vägsmatchning
Denna process säkerställer att informationen på en faktura stämmer överens med den på motsvarande inköpsorder. Den fokuserar enbart på överensstämmelse mellan dessa två dokument. 2-vägsmatchning är särskilt viktig för att minimera risken för dubbel betalning eller betalning för varor och tjänster som inte har levererats enligt avtal. Eftersom denna process endast fokuserar på överensstämmelse mellan fakturan och inköpsordern, erbjuder den en snabb och effektiv metod för att validera fakturor innan betalning.
3-vägsmatchning
I en 3-vägsmatchning går man ett steg längre i verifieringsprocessen. Förutom att jämföra och säkerställa att fakturan överensstämmer med den ursprungliga inköpsordern, verifierar man även att godsmottagandet av varan eller tjänsten stämmer överens med vad som står på fakturan. Genom att inkludera denna tredje komponent i en fakturamatchning blir det tydligt att varan eller tjänsten inte bara har beställts utan även korrekt mottagits innan betalning genomförs. 3-vägsmatchning är den vanligaste fakturamatchningen.
4-vägsmatchning
Den mest omfattande matchningsprocessen. Förutom att verifiera överensstämmelsen mellan faktura, inköpsorder och godsmottagande, säkerställer denna process också att fakturainformationen matchar eventuella acceptans- eller inspektionsdokument. Detta steg tas med om det är en integrerad del av inköpsprocessen, vilket ger en ytterligare säkerhetskontroll innan betalning.
Varför fakturamatchning?
Om ett företag verkligen vill maximera sina besparingar och effektivitetsvinster, bör det prioritera system som erbjuder full automatisering av fakturamatchning. När du står inför beslutet att välja ett system för ditt företag rekommenderar vi starkt att du inte bara fokuserar på nuvarande behov utan också på systemets potential att möta framtida utmaningar. Detta kan innebära att prioritera systemets förmåga att helt automatisera hanteringen av fakturor.
Nio fördelar med Conrab Optos modul
för leverantörsfakturor
Hanterar fakturor i alla format
Automatisk tolkning på huvud- och radnivå
Automatisk matchning på huvud- och radnivå
Automatisk registrering, kontering och attest
Avancerade möjligheter för flödesstyrning
Automatiska påminnelser och eskaleringar
Rapporter och statistik
Kreditbevakning och systemmeddelanden
Leverantörsbetyg, leverantörskort
Vanliga frågor om
automatiserad leverantörsfakturahantering
Vad är syftet med fakturamatchning?
Fakturamatchning säkerställer att fakturor korrekt återspeglar avtalade priser, kvantiteter och villkor innan betalning genomförs, vilket minimerar risken för felaktiga eller överflödiga betalningar.
Hur skiljer sig automatiserad fakturamatchning från manuell?
Medan manuell matchning kräver att en person granskar och jämför varje faktura mot dess motsvarande dokument, hanterar automatiserad matchning denna process digitalt, vilket ofta är snabbare, mer exakt och mindre arbetskrävande.
Kan automatiserad fakturamatchning hantera komplexa fakturor med flera poster och inköpsordrar?
Ja, moderna matchningssystem, är kapabla att hantera komplexa fakturor, inklusive de som innehåller flera poster och som behöver matchas mot flera inköpsordrar.
Vad händer om en faktura inte klarar den automatiserade matchningsprocessen?
Om en faktura inte matchar den automatiserade processen, inom accepterade toleranser, kommer den att skickas till en användare för manuell hantering.
Varför är det viktigt att välja ett system som erbjuder hög automatiseringsgrad i fakturamatchning?
Ett system med hög automatiseringsgrad inom fakturamatchning kan förbättra effektiviteten avsevärt, minska mänskliga fel och bidra till kostnadsbesparingar. Det kan också underlätta när företaget växer.
Conrab Opto kan integreras med alla kända affärssystem
